a. Đối với cá nhân:
Cá nhân có yêu cầu cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp trung học cơ sở nộp hồ sơ tại Phòng Giáo dục đào tạo UBND huyện, thời gian từ 7h đến 11h30 sáng; 1h30 đến 5h chiều từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày lễ) hoặc gửi yêu cầu của mình đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện.
Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải xuất trình chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.
Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc qua bưu điện thì người yêu cầu phải gửi kèm bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ được quy định.
Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng phải trả lệ phí cấp bản sao và cước phí bưu điện (nếu yêu cầu gửi bản sao qua đường bưu điện) cho Phòng Giáo dục cấp bản sao.
b. Đối với cơ quan Nhà nước:
- Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ: Phòng Giáo dục đào tạo đang quản lý sổ gốc văn bằng xem xét, kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao văn bằng đối chiếu với sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao văn bằng phải đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc.
- Bước 2. Xem xét, giải quyết và trả kết quả: Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu; Trong trường hợp yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất là trong 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của bưu điện), Phòng giáo dục cấp bản sao văn bằng phải gửi bản sao cho người yêu cầu.